Uzman Vize Dosyası

Vize ofislerinde bir dosya çoğu zaman WhatsApp mesajlarına, e-posta eklerine ve masadaki klasöre dağılır. Hangi müşterinin sigortası eksik, kimin pasaport geçerliliği yetmiyor, hangi randevuya iki gün kaldı? Bu soruların cevabı danışmanın hafızasındadır. Yoğun sezonda bir evrak gözden kaçar ve müşteri randevuya eksik dosyayla gider. Bu da hem müşteri memnuniyetini hem ofisin itibarını zedeler.

Uzman Vize Dosyası her müşteriyi sekiz aşamalı bir dosyaya bağlar: görüşme, evrak, form, randevu, başvuru, bekleniyor, karar ve teslim. Ülke ve vize türü seçildiğinde ilgili evrak listesi dosyaya gelir. Her evrak geldi, bekliyor ya da imza eksik olarak işaretlenir. Danışman, dosyanın kaç evrakının tamamlandığını ilerleme çubuğunda görür. Her dosya bir danışmana atanır, böylece hangi müşteriyle kimin ilgilendiği de bellidir.

Panel riskli dosyaları kendiliğinden öne çıkarır. Seyahate iki hafta kalıp başvurusu yapılmamış dosyalar, pasaport geçerliliği yetersiz olanlar ve randevusu yaklaşıp evrakı açık kalanlar uyarılı dosyalar listesine düşer. Haftalık takvim randevuları ve pasaport teslimlerini gösterir. Müşteriye gönderilen bağlantı sayesinde eksik evrak için her müşteriyi ayrı ayrı aramak gerekmez. Panelin üstündeki arama alanı da müşteri adı, dosya numarası ya da ülkeyle dosyayı hızla bulur.

• Vize danışmanlık ofisleri, aynı anda yürüyen onlarca dosyayı aşama bazında izler.
• Seyahat acenteleri, tur müşterilerinin vize süreçlerini satışla aynı düzende takip eder.
• Danışmanlar, kendilerine atanan dosyalarda eksik evrakı ve yaklaşan randevuyu görür.
• Ofis yöneticileri, danışmanlık ve harç tahsilatını ayrı ayrı izler.
• Müşteriler, kendilerine gönderilen bağlantıdan hangi evrakın eksik olduğunu öğrenir.

• Ön başvuru formu

  Müşteri ülke, vize türü ve seyahat bilgilerini ön başvuru formundan iletir. Yeni gelen başvurular panelde sayılır ve danışman uygun gördüğünü dosyaya dönüştürür.

• Ülkeye göre evrak listesi

  Schengen, İngiltere, ABD ve Kanada gibi hedefler için evrak listeleri hazırlanır. Ülke ve vize türü seçilince ilgili liste dosyaya eklenir, ofis listeleri kendi deneyimine göre günceller.

• Evrak kontrol listesi

  Dosyadaki her evrak geldi, bekliyor ya da imza eksik olarak işaretlenir. Kaç evrakın tamamlandığı dosya kartında sayı ve ilerleme çubuğu olarak görünür.

• Sekiz aşamalı dosya hattı

  Dosyalar görüşmeden teslime kadar sekiz aşamada ilerler. Panoda her aşamadaki dosyalar müşteri adı ve ülke koduyla listelenir, aşamaya tıklanınca dosyalar açılır.

• Uyarılı dosyalar

  Seyahat tarihi yaklaştığı hâlde başvurusu yapılmayan, pasaport geçerliliği yetersiz kalan ya da randevuya evrakı eksik giden dosyalar uyarıyla listelenir. Danışman önceliği bu listeden belirler.

• Randevu ve teslim takvimi

  Konsolosluk ya da aracı kurum randevuları ve pasaport teslimleri haftalık takvimde görünür. Önümüzdeki yedi günün randevu ve teslim sayısı panonun üstünde özetlenir.

• Eksik evrak bağlantısı

  Müşteriye kendi dosyasına ait bir bağlantı gönderilir. Müşteri hangi evrakların eksik olduğunu buradan görür, ofis de aynı bilgiyi tekrar tekrar yazmak zorunda kalmaz.

• Ücret, harç ve istatistik

  Danışmanlık ücreti ve harç tahsilatları ayrı izlenir. İstatistik ekranı, girilen sonuçlara göre onay ve ret sayılarını gösterir; karar her zaman ilgili konsolosluğa aittir.

1. Müşteri ön başvuru formunu doldurur; danışman görüşmeyi yapıp dosyayı açar.
2. Ülke ve vize türüne göre evrak listesi dosyaya gelir, müşteriye eksik evrak bağlantısı gönderilir.
3. Evraklar tamamlandıkça işaretlenir, form doldurulur ve randevu takvime girilir.
4. Başvuru yapılır, dosya bekleniyor aşamasına geçer ve karar sonrası sonuç girilir.
5. Pasaport müşteriye teslim edilir, dosya kapanır ve istatistiğe yansır.

Ekran görüntüleri örnek veriyle hazırlanmış tanıtım ekranlarıdır; görünen ad, logo ve rakamlar temsilidir. Kurulumda arayüz sizin markanızla düzenlenir.

• Hizmet verdiğiniz ülkeler, vize türleri ve evrak listeleri ofisinizin uzmanlık alanına göre kurulur.
• Ön başvuru formu ve müşteri bağlantısı ofisinizin logosu ve iletişim bilgileriyle yayınlanır.
• Online ödeme, SMS ya da WhatsApp bildirimi ekranda hazır görünmez; talebe göre bağlanabilir.
• Vize mevzuatı ve ülke kuralları değişkendir; ilgili gereklilikler kurulum öncesinde ayrıca değerlendirilir ve yazılım hukuki tavsiye vermez.