Uzman E-İmza Akışı

Birçok işletmede imza süreci hâlâ yazdır, imzala, tara ve e-postayla geri gönder döngüsüyle yürür. Karşı taraf belgeyi açtı mı, yazıcı başına geçti mi, bilinmez. Bir iş teklifi veya satış siparişi günlerce masada bekleyebilir. Uzman E-İmza Akışı belgeyi imzacılara çevrim içi gönderir. Belgenin gönderildi, görüntülendi, imzalandı veya reddedildi durumlarından hangisinde olduğu panelde anlık görünür.

Birden fazla kişinin imzalaması gereken belgelerde sıra önemlidir. Önce müşteri, sonra şirket yetkilisi imzalamalıdır; ya da üç ortak aynı belgeyi onaylamalıdır. Sistemde imzacı sırası belirlenir ve belge bu sırayla ilerler. Her imzacının durumu belge detayında yazar. İmza ilerlemesi yüzde olarak bir çubukta gösterilir. Bekleyen imzacıya hatırlatma gönder düğmesiyle mesaj gider.

İmzalanan bir belgenin kim tarafından, ne zaman ve nereden işlendiğini sonradan kanıtlamak gerekebilir. Denetim zaman çizelgesi belgenin oluşturulduğu, gönderildiği, açıldığı ve imzalandığı her anı kişi adı, tarih, saat ve IP adresiyle kaydeder. Denetim kaydı bölümünde tüm belgelerin hareketleri toplanır. Belgenin hukuki geçerliliği ise belge türüne ve imza yöntemine göre ayrıca değerlendirilir.

• Satış ekipleri, teklif ve sipariş formlarını müşteriye gönderip imza durumunu panelden takip eder.
• İnsan kaynakları ekipleri, iş tekliflerini ve gizlilik sözleşmelerini adaylara çevrim içi imzalatır.
• Ajanslar ve danışmanlık firmaları, iş tanımı ve hizmet sözleşmelerini müşteri onayına sırayla gönderir.
• Ortaklık ve bayilik sözleşmesi yapan şirketler, birden çok imzacının sırasını ve durumunu izler.
• Gayrimenkul ve kiralama ofisleri, sözleşme öncesi formları ve teklifleri hızlıca onaya sunar.

• Belge listesi

  Belgeler adı, türü, alıcıları, durumu, gönderim tarihi ve imza ilerlemesiyle listelenir. Belge adı veya imzacıya göre arar, filtreler ve sıralarsınız.

• Belge durumları

  Her belge taslak, gönderildi, görüntülendi, imzalandı veya reddedildi etiketi taşır. İlerleme çubuğu imzacıların yüzde kaçının işlemi tamamladığını gösterir; takılan belgeyi listede hemen fark edersiniz.

• İmza ve tarih alanları

  Belge önizlemesi üzerine imza, paraf ve tarih alanları yerleştirilir. İmzacı belgeyi açtığında yalnızca kendisine ayrılan alanları doldurur ve işlemi tamamlar.

• İmzacı sırası

  İmzacılar numaralı sırayla tanımlanır ve belge bu sırayla ilerler. Her imzacının adı, e-postası ve imzaladı ya da görüntüledi durumu belge detayında yazar.

• Hatırlatma gönderme

  Belgeyi açmamış veya imzalamamış kişiye hatırlatma gönder düğmesiyle mesaj iletilir. Bekleyen belgeler listenin başında takip edilir, böylece süreç uzamadan sonuçlanır.

• Denetim zaman çizelgesi

  Belgenin oluşturulduğu, gönderildiği, açıldığı ve imzalandığı her an kişi, tarih, saat ve IP adresiyle kaydedilir. Denetim kaydı bölümünde tüm belgelerin hareketleri bir arada durur.

• Belge kalıpları

  Sık kullandığınız sözleşme, teklif ve iş teklifi belgelerini alanları yerleşmiş kalıp olarak saklarsınız. Yeni belge düğmesiyle kalıptan hızlıca gönderime hazır belge oluşturulur.

• Marka ayarları

  Marka bölümünden imzacılara giden e-postaların ve imza sayfasının logo, renk ve metinlerini işletmenize göre düzenlersiniz. Müşteri, belgeyi sizin kimliğinizle tanır.

• İmza göstergeleri

  Gönderilen, imzalanan, bekleyen belge ve tamamlanma oranı panelin üstünde yer alır. Ortalama imzalama süresi, görüntüleme oranı ve reddedilme oranı da ayrıca izlenir.

1. Belgeyi yükler veya kalıptan oluşturur, imza ve tarih alanlarını yerleştirirsiniz.
2. İmzacıları ve imza sırasını belirleyip belgeyi gönderirsiniz.
3. İmzacılar belgeyi e-postadaki bağlantıdan açar ve kendi alanlarını doldurur.
4. Bekleyen imzacılara hatırlatma gönderir, ilerlemeyi panelden izlersiniz.
5. Tüm imzalar tamamlanınca belge kapanır; denetim kaydıyla birlikte arşivlenir ve dışa aktarılır.

Ekran görüntüleri örnek veriyle hazırlanmış tanıtım ekranlarıdır; görünen ad, logo ve rakamlar temsilidir. Kurulumda arayüz sizin markanızla düzenlenir.

• Belge türleri, kalıplar, imzacı rolleri ve marka görünümü işletmenize göre talebe göre uyarlanır.
• Nitelikli elektronik imza sağlayıcısı, mobil imza, CRM veya belge arşivi bağlantısı ekranda hazır görünmez; talebe göre bağlanabilir.
• Belgenin 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında hangi imza türünü gerektirdiği ve hukuki geçerliliği kurulum öncesinde ayrıca değerlendirilir; sistem hukuki tavsiye vermez.
• İmzacı ve belge verileri için kişisel veri işleme süreçleri (aydınlatma, açık rıza, saklama süresi) kurulumda birlikte ele alınır.