Uzman Kılavuz

Bir ekipte aynı sorular haftada birkaç kez sorulur. İade talebi panelin neresinden onaylanıyordu, kargo etiketi nasıl yazdırılıyordu, e-fatura taslağı kime gönderiliyordu? Bilen kişi işini bırakıp aynı şeyi yeniden anlatır. Anlatım mesajlarda kalır ve bir sonraki soruda yeniden aranır. Uzman Kılavuz bu anlatımı kalıcı bir rehbere çevirir. Soran kişiye bağlantı gönderilir ve soru orada biter.

Yazılı yardım belgeleri hazırlamak zaman alır ve çoğu zaman yarım kalır. Ekran görüntüsü alınır, bir belgeye yapıştırılır, üzerine ok çizilir ve açıklama yazılır. Ekran değiştiğinde belgenin tamamı eskir. Bu yazılımda görüntüler sayfaya bırakılır ve rehber kendiliğinden sıralanır. Tıklanacak yer her görselde işaretlenir. Bir ekran değiştiğinde ilgili görsel yenisiyle değiştirilir ve rehber güncel kalır.

Yeni çalışanlar için de durum aynıdır. İşe alıştırma süreci, eski çalışanların zamanına ve hafızasına bağlı kalır. Rehberler İK, müşteri destek, depo ve muhasebe gibi klasörlerde düzenlenir. Hangi rehberin ne kadar okunduğu panelde izlenir. Böylece en çok sorulan işler görülür ve önce onların rehberi hazırlanır. Yeni çalışan işe başladığı hafta bu klasörlerden ilerler.

• Müşteri destek ekipleri, sık sorulan panel işlemlerini bağlantıyla paylaşılan rehberlere çevirir.
• İK ve işe alıştırma ekipleri, yeni çalışan için e-posta imzası, izin talebi gibi işlerin rehberini hazırlar.
• E-ticaret ve yazılım şirketleri, müşterilerine yönelik markalı bir yardım merkezi kurar.
• Muhasebe ve ERP danışmanları, müşterilerine programın nasıl kullanılacağını rehberlerle anlatır.
• Ajanslar, teslim ettikleri sitelerin yönetim panelini müşteriye rehberle devreder.

• Ekran görüntüsünden rehber

  Bir işin ekran görüntüleri rehberler sayfasına bırakılır ve yeni bir rehber açılır. Görseller sırayla dizilir, her birine kısa bir başlık ve açıklama yazılır.

• Tıklanacak yer işareti

  Her görselde tıklanacak alan halkayla işaretlenir. Okuyan kişi neresinin tıklanacağını aramadan görür. Rehberin kaçıncı aşamasında olduğu ekranın köşesinde yazar. Böylece yanlış yere tıklanmaz.

• Etkileşimli tur

  Rehber, okuyanın sırayla ilerlediği etkileşimli bir tur olarak açılır. Her aşamada yalnızca ilgili ekran ve işaret görünür, bir sonrakine geçmek için işaretli alana tıklanır.

• Bağlantı ve PDF

  Hazır rehberin bağlantısı kopyalanır ve soruyu soran kişiye gönderilir. Tanıtım sayfasına göre rehber PDF olarak da kaydedilir; çevrim dışı paylaşım ya da arşiv için kullanılır.

• Yardım merkezi

  Yayınlanan rehberler markalı bir yardım merkezinde toplanır. Müşteri ya da çalışan aradığı işi bu sayfada bulur. Yardım merkezi sol menüdeki bağlantıyla açılır.

• Rehber klasörleri

  Rehberler müşteri destek, İK ve işe alıştırma, depo ve kargo, muhasebe gibi klasörlerde düzenlenir. Yeni klasör eklenir ve her klasördeki rehber sayısı menüde görünür.

• Yayında ve taslak

  Her rehber yayında ya da taslak durumundadır. Liste duruma göre filtrelenir. Rehber kartında aşama sayısı, okunma sayısı ve son güncelleme zamanı yazar.

• Okunma istatistikleri

  Günlük okunma grafiği son iki haftayı gösterir. En çok okunan rehberler sıralı bir listede yer alır. Böylece ekibin en çok zorlandığı işler görülür.

• Arama ve marka ayarları

  Rehberlerde başlığa göre arama yapılır. Marka ve plan bölümünde işletme adı ve görünüm ayarları yönetilir. Demo verisi sıfırlanarak boş bir çalışma alanıyla başlanabilir.

1. Ekip üyesi işi bir kez yapar ve her aşamanın ekran görüntüsünü alır.
2. Görüntüleri rehberler sayfasına bırakır; tıklanacak yerleri işaretleyip kısa açıklamalar yazar.
3. Rehberi ilgili klasöre koyar ve yayınlar.
4. Bağlantıyı soruyu soran kişiye gönderir ya da rehberi PDF olarak kaydeder.
5. Okunma istatistiklerine bakarak bir sonraki rehberin konusunu belirler.

Ekran görüntüleri örnek veriyle hazırlanmış tanıtım ekranlarıdır; görünen ad, logo ve rakamlar temsilidir. Kurulumda arayüz sizin markanızla düzenlenir.

• Şirket ya da danışmanlık markasıyla logo, renk ve yardım merkezi tasarımı talebe göre uyarlanır.
• Yardım merkezi kendi alan adınızda ya da sitenizin bir bölümü olarak yayınlanabilir; kapsam görüşmede netleşir.
• Ekip hesapları, kullanıcı yetkileri ve kurumsal oturum açma gibi ihtiyaçlar talebe göre planlanır.
• Ekran görüntülerindeki müşteri ve çalışan bilgileri için kişisel veri işleme süreçleri (aydınlatma, açık rıza, saklama süresi) kurulumda birlikte ele alınır.