Uzman Masraf

Şirket harcamaları genellikle ay sonunda bir zarf dolusu fişle muhasebeye gelir. Fişin hangi işe ait olduğu, kimin onayladığı ve hangi bütçeden düşeceği o noktada sorulur. Kayıp fiş ve geciken iade çalışanı da finansı da yorar. Uzman Masraf her harcamayı fişiyle birlikte anında kayda alır, çalışan, satıcı, kategori ve tutarla listeler.

Onay süreci de çoğu zaman e-posta zincirlerinde kaybolur. Yönetici hangi harcamaların onayını beklediğini bilmez, çalışan iadesinin ne zaman yatacağını sorar. Panelde onay kuyruğu ayrı bir kartta durur. Şirket kuralını aşan harcama, örneğin uçuş limitinin üstündeki bir bilet, işaretli gelir. Yönetici harcama kartından fişe, kategoriye ve ödeme yöntemine bakıp onaylar ya da reddeder.

Bütçe kontrolü ise genellikle geç yapılır. Ay kapandığında bütçenin aşıldığı fark edilir, düzeltme için vakit kalmaz. Uzman Masraf bu ayki toplam harcamayı geçen ayla karşılaştırır ve aylık bütçe doluluğunu ilerleme çubuğuyla gösterir, sapmayı ay ortasında fark edersiniz. İade bekleyen tutar ve kişi sayısı da ayrı kartta yazar. Bu görünüm bilgilendirme amaçlıdır, mali tavsiye niteliği taşımaz.

• Finans ekipleri, onay bekleyen harcamaları ve iade sırasını aynı panelde yönetir.
• Departman yöneticileri, ekibinin harcamalarını fişiyle görüp hızla onaylar ya da reddeder.
• Sahada ve seyahatte çalışan personel, harcamasını fişiyle bildirir ve iade durumunu izler.
• Şirket sahipleri, aylık harcamanın bütçeye göre nerede durduğunu ay bitmeden görür.
• Muhasebe ekipleri, kategorilere ayrılmış ve onaylanmış kayıtlarla dönem kapanışını hızlandırır.

• Harcama özet kartları

  Üst kartlar bu ayki toplam harcamayı, onay bekleyen kayıt sayısı ve tutarını, bütçe doluluğunu ve iade bekleyen tutarı gösterir. İade bekleyen kişi sayısı da kartta yazar.

• Fişli harcama listesi

  Her satırda çalışan, tarih ve saat, satıcı, açıklama, kategori, fiş görseli, tutar ve ödeme yöntemi yer alır. Kartla mı, kişisel ödemeyle mi yapıldığı ayrıca belirtilir.

• Durum filtreleri

  Harcamalar gönderildi, onaylandı, iade edildi ve işaretlendi durumlarına göre filtrelenir. Satıcı ya da kişi adıyla arama yaparak ilgili kaydı listede hızla bulursunuz.

• Kategori etiketleri

  Seyahat, yazılım, yemek, reklam ve ofis gibi kategoriler renkli etiketlerle ayrılır. Kategori bazlı görünüm, giderin nereye aktığını muhasebe kodlamasından önce gösterir.

• Kural uyarısı

  Şirket kuralını aşan harcama, harcama kartında uyarı kutusuyla işaretlenir. Uçuş limiti gibi kurallar tanımlanır; yönetici uyarıyı görerek onay ya da ret kararı verir.

• Onay kuyruğu

  Onay kuyruğu kartı bekleyen harcamaları satıcı, çalışan ve tutarla sıralar. İşaretli olanlar ayrıca belirtilir; menüdeki onaylar sekmesi bekleyen sayıyı rozetle gösterir.

• Bütçe ve iadeler

  Bütçeler menüsü aylık limitleri tutar, panel doluluğu ilerleme çubuğuyla gösterir, sapmayı ay ortasında fark edersiniz. İadeler menüsü, çalışanın kendi cebinden ödediği tutarların geri ödeme sırasını izler.

• Kartlar ve muhasebe

  Kartlar menüsü şirket kartlarını, harcama satırları kartın son dört hanesini gösterir. Muhasebe ve raporlar bölümleri ile dışa aktarma düğmesi kayıtları dönem kapanışına taşır.

1. Çalışan harcamayı fiş görseliyle girer; satıcı, kategori ve ödeme yöntemi kayda eklenir.
2. Kayıt onay kuyruğuna düşer; kurala takılan harcama uyarıyla işaretlenir.
3. Yönetici fişi ve ayrıntıları inceleyip onaylar ya da reddeder.
4. Kişisel ödemeler iade sırasına girer, kart harcamaları bütçeden düşer.
5. Dönem sonunda kayıtlar dışa aktarılır ve muhasebe kapanışına geçilir.

Ekran görüntüleri örnek veriyle hazırlanmış tanıtım ekranlarıdır; görünen ad, logo ve rakamlar temsilidir. Kurulumda arayüz sizin markanızla düzenlenir.

• Harcama kategorileri, onay basamakları ve şirket kuralları yapınıza göre talebe göre kurulur.
• Sanal ya da fiziksel kart çıkarma için banka veya kart sağlayıcı bağlantısı talebe göre kurulabilir; kapsam görüşmede netleşir.
• Muhasebe programına aktarım ve hesap kodlaması kapsam görüşmesinde belirlenir.
• Panel logonuz ve renklerinizle şirket içi bir araç olarak yayınlanır.