Uzman Servis Fişi

Kombi, klima ya da beyaz eşya servisinde iş bitince çoğu zaman karbonlu bir fiş doldurulur. Yazı okunmaz, fiş kaybolur, müşteri bir yıl sonra ne yapıldığını hatırlamaz. Uzman Servis Fişi bu kâğıt fişin yerini alır. Teknisyen şikâyeti, tespiti, yapılan işlemleri ve tutarı telefondan girer. Müşteri imzası da aynı ekranda alınır ve rapor düzenli bir belgeye dönüşür.

Ofiste ikinci bir sorun vardır: hangi işin tahsil edildiği, hangisinin beklediği takip edilmez. Panelde her raporun yanında ödendi, ödeme bekliyor ve imzalı etiketleri bulunur. Bu ay kesilen rapor sayısı, toplam tutar ve bekleyen tahsilat üst kartlarda görünür. Müşteri, telefon, rapor numarası ya da cihaz seri numarasıyla geçmiş kayıtlarda arama yapılır.

Periyodik bakım, servis firmalarının düzenli gelir kaynaklarından biridir. Ancak bakım takvimi çoğunlukla teknisyenin hafızasında ya da bir defterde durur. Panelde yaklaşan bakımlar tarih, hizmet türü ve kalan gün sayısıyla listelenir. Bir bakım kartına tıklayınca aynı müşteri için yeni rapor açılır ve bilgiler yeniden yazılmaz. Böylece müşteriyi zamanında arar, bakım randevusunu kendiniz hatırlatırsınız.

• Kombi ve doğalgaz servisleri, yıllık bakım kontrol listesini sahada işaretleyip imzalı raporu müşteriye hemen iletir.
• Klima montaj ve bakım firmaları, cihaz marka, model ve seri numarasını raporla birlikte kayıt altına alır.
• Beyaz eşya tamir servisleri, arıza tespiti ve yapılan işi müşteriye anlaşılır bir belgeyle teslim eder.
• İlaçlama firmaları, site yönetimi gibi kurumsal müşterilerine düzenli ve imzalı uygulama raporu sunar.
• Elektrik arıza ekipleri, yapılan işlemi ve tutarı sahada kaydedip tahsilat takibini ofise bırakır.

• Telefondan rapor doldurma

  Teknisyen müşteri bilgisi, cihaz türü, marka, model ve seri numarasını telefondan girer. Şikâyet ve tespit alanları serbest metinle, kısa ve anlaşılır biçimde doldurulur.

• Hizmete göre kontrol listesi

  Kombi bakımı, klima bakımı, beyaz eşya tamiri, ilaçlama ve elektrik arızası için ayrı kontrol listeleri tanımlanır. Teknisyen yapılan işlemleri sırayla işaretler.

• Parmakla müşteri imzası

  İş bitince müşteri telefon ekranına parmağıyla imza atar. İmzalı raporlar listede imzalı etiketiyle görünür; panel bu ayki raporların imza oranını da gösterir.

• PDF ve WhatsApp paylaşımı

  Rapor firma adı, adresi ve vergi bilgileriyle A4 düzeninde hazırlanır. PDF olarak kaydet ve WhatsApp'la gönder düğmeleriyle müşteriye kapıdan çıkmadan iletilir.

• Tutar ve tahsilat takibi

  Her raporun tutarı kaydedilir ve ödendi ya da ödeme bekliyor olarak işaretlenir. Bu ayın toplam tutarı ve bekleyen tahsilat panelin üst kartlarında izlenir.

• Yaklaşan bakım hatırlatması

  Yaklaşan periyodik bakımlar tarih, hizmet türü ve kalan gün sayısıyla listelenir. Karta tıklayınca aynı müşteriye yeni rapor açılır, bilgiler yeniden yazılmaz.

• Müşteri geçmişi

  Müşteriler sekmesinde her müşterinin tüm servis kayıtları bir arada durur. Rapor ekranındaki müşteri geçmişi düğmesiyle önceki arızalara ve yapılan işlere hızlıca ulaşılır.

• Hızlı arama ve filtre

  Son raporlar müşteri adı, telefon, rapor numarası ya da seri numarasıyla aranır. Hizmet türüne göre filtrelenerek yalnız kombi ya da klima kayıtları listelenebilir.

1. Firma bilgilerinizi, logonuzu ve hizmet türlerine göre kontrol listelerini panelde bir kez tanımlarsınız.
2. Teknisyen müşteriye vardığında telefondan yeni rapor açar; müşteri ve cihaz bilgisini girer.
3. Şikâyeti, tespiti ve yapılan işlemleri işaretler, tutarı yazar ve müşteriye ekranda imza attırır.
4. Rapor PDF olarak kaydedilir ve WhatsApp üzerinden müşteriye gönderilir.
5. Ofiste tahsilat durumu güncellenir; bir sonraki bakım tarihi yaklaşan bakımlar listesine düşer.

Ekran görüntüleri örnek veriyle hazırlanmış tanıtım ekranlarıdır; görünen ad, logo ve rakamlar temsilidir. Kurulumda arayüz sizin markanızla düzenlenir.

• Rapor üst bilgisi; firma unvanı, logo, adres ve vergi bilgileriyle markanıza göre düzenlenir.
• Hizmet türleri ve kontrol listesi maddeleri sektörünüze göre talebe göre yeniden yazılır; asansör, jeneratör veya güvenlik sistemi gibi alanlar eklenebilir.
• e-Fatura/e-Arşiv, SMS ile bakım hatırlatması ve muhasebe yazılımı aktarımı ekranda hazır görünmez; talebe göre bağlanabilir.
• Çok teknisyenli ekiplerde kullanıcı yetkileri ve raporların ofiste onaylanması gibi kurallar kapsam görüşmesinde netleşir.