Uzman Hatırlatıcı

Randevuyla çalışan bir işletmede gelmeyen her müşteri boş geçen bir saat demektir. Diş kliniğinde, kuaförde veya danışmanlık ofisinde o saat başka birine verilebilirdi. Her müşteriyi telefonla arayarak hatırlatma yapmak resepsiyonun gününü doldurur. Uzman Hatırlatıcı randevudan önce hatırlatmaları kendisi gönderir. Örneğin bir gün önce e-posta, iki saat önce SMS gidecek şekilde bir zaman çizelgesi kurarsınız.

Hatırlatma göndermek yetmez; müşterinin gelip gelmeyeceğini bilmek gerekir. Sistem iki yönlü çalışır. Müşteri mesaja kısa bir yanıt yazarak randevusunu onaylar veya değiştirmek istediğini bildirir. Yanıt mesaj geçmişine düşer ve randevunun durumu onaylandı ya da reddedildi olarak güncellenir. Reddedilen randevuyu hemen görür, o saati başka bir müşteriye açmak için zaman kazanırsınız.

İşletme sahibi hatırlatmaların işe yarayıp yaramadığını görmek ister. Panelin üstünde gönderilen hatırlatma, onaylanan randevu, gelmeme oranı ve müşteri yanıtı sayıları yer alır. Alt bölümde onay oranı, ortalama yanıt süresi, aktif mesaj kalıpları ve iletim oranı izlenir. Her gösterge önceki döneme göre değişimiyle verilir. Hangi kanalın daha çok onay getirdiğini raporlardan karşılaştırırsınız.

• Diş ve estetik klinikleri, ertesi günün randevuları için resepsiyonu telefon trafiğinden kurtarır.
• Kuaför ve güzellik salonları, çalışan bazında randevulara otomatik SMS hatırlatması gönderir.
• Fizyoterapi ve masaj merkezleri, seans öncesinde müşteriden onay alarak boş saatleri azaltır.
• Danışmanlar ve koçlar, görüşme saatini e-posta ve SMS ile hatırlatıp müşteri yanıtını takip eder.
• Çok şubeli işletmeler, farklı takvimlerdeki randevuların hatırlatma durumunu ortak panelden izler.

• Yaklaşan randevular

  Randevular müşteri, ilgili çalışan, saat, hizmet, kanal ve hatırlatma durumuyla listelenir. Müşteri adıyla arar, filtreler ve saate göre sıralarsınız; günün akışını sabahtan görürsünüz.

• Üç kanallı hatırlatma

  Hatırlatmalar SMS, e-posta veya sesli aramayla gönderilir. Her randevuda hangi kanalların kullanıldığı simgelerle gösterilir; müşteriye göre kanal tercihini ayarlar, ulaşılamayan kişiye başka kanaldan gidersiniz.

• Hatırlatma zaman çizelgesi

  Randevudan bir gün önce e-posta, iki saat önce SMS gibi adımlar tanımlanır. Detay ekranında her adımın gönderilip iletildiği veya onaylandığı saatiyle görünür.

• İki yönlü onay

  Müşteri mesaja kısa bir harf yazarak randevuyu onaylar veya değişiklik ister. Yanıt mesaj geçmişine düşer ve randevunun durumu kendiliğinden güncellenir. Resepsiyonun ayrıca arama yapmasına gerek kalmaz.

• Hatırlatma durumları

  Her randevu planlandı, gönderildi, onaylandı veya reddedildi etiketiyle izlenir. Reddedilen randevuları listede hemen fark edip boşalan saati telefonla randevu isteyen başka bir müşteriye açarsınız.

• Müşteri bilgi kartı

  Detay ekranında müşterinin telefonu, e-postası, önceki ziyaret sayısı ve not alanı yer alır. Şimdi hatırlat düğmesiyle zamanını beklemeden mesaj gönderebilirsiniz.

• Mesaj kalıpları

  Hatırlatma metinleri SMS ve e-posta için kalıp olarak hazırlanır. Müşteri adı, hizmet, saat ve çalışan adı mesaja kendiliğinden yerleşir; işletmenize uygun dili kullanırsınız.

• Performans göstergeleri

  Gönderilen hatırlatma, onaylanan randevu, gelmeme oranı, yanıt sayısı, ortalama yanıt süresi ve iletim oranı panelde izlenir. Değişimler önceki döneme göre yazılır.

• Takvim ve son hareketler

  Takvimler bölümünden çalışanların randevu takvimleri bağlanır. Son hareketler alanında hangi müşterinin ne zaman onay verdiği sırayla akar ve rapor olarak dışa aktarılır.

1. Randevuyu panelden ekler veya bağlı takviminizden sisteme aktarırsınız.
2. Tanımladığınız zaman çizelgesine göre hatırlatmalar SMS, e-posta veya sesli aramayla gider.
3. Müşteri mesaja yanıt verir; randevu onaylandı veya reddedildi olarak güncellenir.
4. Reddedilen veya yanıtsız kalan randevuları listeden görüp müşteriyle iletişime geçersiniz.
5. Onay oranı ve gelmeme göstergelerini raporlardan izleyerek hatırlatma düzeninizi gözden geçirirsiniz.

Ekran görüntüleri örnek veriyle hazırlanmış tanıtım ekranlarıdır; görünen ad, logo ve rakamlar temsilidir. Kurulumda arayüz sizin markanızla düzenlenir.

• Hatırlatma zamanları, mesaj kalıpları ve hizmet türleri işletmenize göre talebe göre uyarlanır.
• SMS sağlayıcısı, sesli arama hizmeti ve mevcut randevu veya takvim sisteminiz talebe göre bağlanabilir.
• Ticari elektronik ileti mevzuatı açısından mesaj türü ve gönderim izni kurulum öncesinde ayrıca değerlendirilir.
• Müşteri verileri için kişisel veri işleme süreçleri (aydınlatma, açık rıza, saklama süresi) kurulumda birlikte ele alınır; sağlık hizmetlerinde mesaj içeriği ayrıca gözden geçirilir.